Política de PrivacidadPrivacy Policy

1. Quién es el responsable1. Who is the controller

El responsable del tratamiento es DealFlow AI, producto operado por Nexus Labs, con domicilio en Ciudad de Panamá, República de Panamá. La sociedad se encuentra en proceso de constitución: mientras no esté formalizada no se declara aquí una persona jurídica registrada ni un RUC. Para cualquier asunto relacionado con datos personales puede escribir a privacidad@dealflow-ai.app o a legal@dealflow-ai.app.The controller is DealFlow AI, a product operated by Nexus Labs, domiciled in Panama City, Republic of Panama. The company is in the process of incorporation: until it is formalised, no registered legal entity or tax ID is declared here. For any matter relating to personal data you may write to privacidad@dealflow-ai.app or legal@dealflow-ai.app.

2. Alcance2. Scope

Tratamos datos en cuatro contextos: (a) visitantes del sitio web; (b) personas que solicitan una demostración o agendan una llamada; (c) usuarios y personal de las agencias y desarrolladores que contratan la plataforma; y (d) contactos comerciales que nuestras agencias clientes gestionan dentro de la plataforma.We process data in four contexts: (a) website visitors; (b) people who request a demo or book a call; (c) users and staff of the agencies and developers that subscribe to the platform; and (d) business contacts that our client agencies manage inside the platform.

Cuando una agencia utiliza la plataforma para contactar a sus propios prospectos, esa agencia es la responsable de esos datos y nosotros actuamos como encargados del tratamiento conforme a su contrato.When an agency uses the platform to contact its own prospects, that agency is the controller of that data and we act as processor under its agreement.

3. Páginas y landing pages de nuestros clientes3. Our clients' pages and landing pages

Además de este sitio, operamos páginas de propiedades y landing pages con la marca de cada agencia o desarrollador cliente. En esas páginas el Cliente es el responsable de los datos que se recogen y nosotros actuamos únicamente como encargados del tratamiento, siguiendo sus instrucciones.In addition to this site, we operate property pages and landing pages under the brand of each client agency or developer. On those pages the Client is the controller of the data collected and we act solely as processor, following its instructions.

Esto significa que el aviso de privacidad que se muestra en la página del Cliente es el suyo, y que las solicitudes de acceso, corrección o baja de los prospectos captados allí deben atenderse por el Cliente. Nosotros prestamos el soporte técnico para ejecutar esas instrucciones y no utilizamos esos datos para nuestros propios fines comerciales.That means the privacy notice shown on the Client's page is the Client's own, and that access, correction or opt-out requests from prospects captured there must be handled by the Client. We provide the technical support to carry out those instructions and do not use that data for our own commercial purposes.

Un prospecto que navega una página de cliente puede escribirnos igualmente a privacidad@dealflow-ai.app: redirigiremos la solicitud al Cliente responsable y le confirmaremos al solicitante a quién fue dirigida.A prospect browsing a client page may also write to privacidad@dealflow-ai.app: we will forward the request to the responsible Client and confirm to the requester to whom it was addressed.

4. Qué datos tratamos4. What data we process

Según el contexto, podemos tratar las siguientes categorías:Depending on the context, we may process the following categories:

• Identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, correo electrónico, número de teléfono y número de WhatsApp.Identification and contact: name, company, role, email address, telephone number and WhatsApp number.
• Preferencias comerciales: zona de interés, presupuesto, número de habitaciones, intención de compra o inversión y notas de la conversación.Commercial preferences: area of interest, budget, number of bedrooms, purchase or investment intent and notes from the conversation.
• Datos de la reunión: fecha y hora reservada, zona horaria y enlace de la videollamada.Meeting data: date and time booked, time zone and video-call link.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, idioma del navegador y páginas solicitadas, en los registros del servidor.Technical data: IP address, browser type, browser language and pages requested, in the server logs.
• Datos de cuenta (clientes): usuarios, roles, actividad dentro de la plataforma y datos de facturación de la agencia.Account data (clients): users, roles, activity inside the platform and the agency's billing details.

5. Base legal5. Legal basis

Tratamos datos personales conforme a la Ley 81 de 2019 de Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamentación. Las bases que utilizamos son: su consentimiento (por ejemplo, al agendar una llamada o al aceptar recibir mensajes), la ejecución de un contrato o de medidas precontractuales a su solicitud, el cumplimiento de obligaciones legales y nuestro interés legítimo en operar y proteger el servicio.We process personal data in accordance with Law 81 of 2019 on the Protection of Personal Data of the Republic of Panama and its regulations. The bases we rely on are: your consent (for example when you book a call or agree to receive messages), the performance of a contract or pre-contractual steps at your request, compliance with legal obligations, and our legitimate interest in operating and protecting the service.

Cuando el tratamiento se base en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.Where processing is based on your consent, you may withdraw it at any time without affecting the lawfulness of prior processing.

6. Cómo obtenemos los datos6. How we obtain data

• Cuando usted agenda una llamada a través del calendario de nuestro sitio.When you book a call through the calendar on our website.
• Cuando nos escribe por WhatsApp, correo electrónico o redes sociales.When you write to us over WhatsApp, email or social media.
• Cuando su agencia lo registra como prospecto dentro de la plataforma.When your agency registers you as a prospect inside the platform.
• Cuando conversamos en una feria, evento o reunión y usted solicita información.When we meet at a trade fair, event or meeting and you request information.
• Cuando un cliente nos facilita los datos de su equipo para crear accesos.When a client provides us with their team's details to create access.

7. Información de propiedades de terceros7. Third-party property information

La plataforma reúne información de propiedades publicada públicamente en portales inmobiliarios, sitios de agencias y plataformas de subastas, con el fin de ofrecer una vista consolidada del mercado. Esa información suele incluir datos del inmueble y, en ocasiones, datos de contacto profesional publicados por el propio anunciante.The platform gathers property information published publicly on real-estate portals, agency websites and auction platforms, in order to offer a consolidated view of the market. That information usually includes property details and, at times, professional contact details published by the advertiser itself.

No utilizamos esa información para elaborar perfiles de personas ni para contactar a los anunciantes con fines publicitarios. Si usted es titular de un portal o anunciante y desea que dejemos de recopilar o mostrar su contenido, escríbanos a legal@dealflow-ai.app y atenderemos la solicitud.We do not use that information to build personal profiles or to contact advertisers for marketing purposes. If you own a portal or are an advertiser and want us to stop collecting or displaying your content, write to legal@dealflow-ai.app and we will handle the request.

8. Inteligencia artificial8. Artificial intelligence

La plataforma utiliza modelos de lenguaje para redactar propuestas, resumir fichas y sugerir coincidencias entre clientes y propiedades. Esas funciones son de asistencia: el agente revisa y envía el contenido, y ninguna decisión con efectos jurídicos sobre una persona se toma de forma exclusivamente automatizada.The platform uses language models to draft proposals, summarise listings and suggest matches between clients and properties. Those features are assistive: the agent reviews and sends the content, and no decision producing legal effects on a person is taken solely by automated means.

La misma tecnología se usa para atender conversaciones: un agente automatizado puede responder por WhatsApp o correo, calificar el interés de un prospecto y proponer propiedades. Ese tratamiento no produce por sí solo efectos jurídicos sobre la persona: la operación inmobiliaria la cierra un agente humano de la agencia. Cualquier persona puede pedir hablar con una persona escribiendo HUMANO en la conversación: el asistente deja de responder en ese chat y avisa al equipo. Escribiendo STOP o BAJA deja de recibir cualquier mensaje nuestro, de inmediato, hasta que vuelva a escribirnos.The same technology is used to handle conversations: an automated agent may reply over WhatsApp or email, qualify a prospect's interest and suggest properties. That processing does not by itself produce legal effects on the person: the property transaction is closed by a human agent at the agency. Anyone may ask to talk to a person by writing HUMANO (or HUMAN) in the conversation: the assistant stops replying in that chat and alerts the team. Writing STOP or BAJA stops every message from us, immediately, until you write to us again.

Para generar respuestas y documentos enviamos el texto necesario a proveedores de modelos de inteligencia artificial (como Google, Groq, OpenRouter o DeepSeek), que lo procesan según sus propias condiciones. Algunos proveedores, en sus modalidades gratuitas, pueden usar lo que reciben para mejorar sus servicios. Por eso enviamos solo lo que cada tarea necesita, nunca vendemos esos datos y no los usamos para entrenar modelos propios.To generate answers and documents we send the necessary text to artificial-intelligence model providers (such as Google, Groq, OpenRouter or DeepSeek), which process it under their own terms. Some providers, on their free tiers, may use what they receive to improve their services. We therefore send only what each task needs, we never sell that data and we do not use it to train models of our own.

9. Comunicaciones comerciales9. Marketing communications

Solo enviamos comunicaciones comerciales por WhatsApp, correo electrónico o teléfono cuando existe una base válida: su solicitud de información, una relación contractual en curso o su consentimiento expreso. El detalle de cómo funciona el alta y la baja está en nuestra Política de Comunicaciones y Marketing.We only send marketing communications by WhatsApp, email or telephone where there is a valid basis: your request for information, an ongoing contractual relationship or your express consent. How opt-in and opt-out work is set out in our Communications and Marketing Policy.

10. Cookies10. Cookies

Usamos una única cookie propia, df_lang, que recuerda el idioma elegido. No usamos cookies publicitarias ni de analítica. El detalle está en la Política de Cookies.We use a single first-party cookie, df_lang, which remembers your chosen language. We do not use advertising or analytics cookies. See the Cookie Policy for details.

11. Proveedores y terceros11. Providers and third parties

Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta o como responsables independientes:To operate the service we rely on providers that process data on our behalf or as independent controllers:

• Alojamiento y servidor: proveedor de infraestructura en la nube, con registros de acceso de 14 días.Hosting and server: cloud infrastructure provider, with 14-day access logs.
• Agenda de reuniones: Cal.com, que gestiona la reserva y el enlace de la videollamada.Meeting scheduling: Cal.com, which handles the booking and the video-call link.
• Mensajería: WhatsApp (Meta), desde números de WhatsApp vinculados a nuestra plataforma y, cuando lo usamos, a través de un proveedor autorizado de la plataforma WhatsApp Business que envía los mensajes por nuestra cuenta y bajo contrato. WhatsApp trata el número y el contenido del mensaje según sus propias políticas; la copia de la conversación se guarda en nuestros servidores.Messaging: WhatsApp (Meta), from WhatsApp numbers linked to our platform and, where we use one, through an authorised WhatsApp Business Platform provider that sends messages on our behalf and under contract. WhatsApp processes the number and the message content under its own policies; the copy of the conversation is stored on our servers.
• Correo electrónico: proveedor de correo transaccional y profesional.Email: transactional and business email provider.
• Tipografías y multimedia: Google Fonts, Fontshare y una CDN de video, que reciben la dirección IP del visitante al cargar la página.Fonts and media: Google Fonts, Fontshare and a video CDN, which receive the visitor's IP address when the page loads.

12. Transferencias internacionales12. International transfers

Algunos de nuestros proveedores están fuera de Panamá, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Cuando transferimos datos fuera del país adoptamos salvaguardas contractuales y nos aseguramos de que el proveedor ofrezca un nivel de protección adecuado conforme a la Ley 81 de 2019.Some of our providers are outside Panama, mainly in the United States and the European Union. When we transfer data outside the country we adopt contractual safeguards and ensure the provider offers an adequate level of protection in accordance with Law 81 of 2019.

13. Cuánto tiempo conservamos los datos13. How long we keep data

• Registros del servidor: 14 días, por rotación automática.Server logs: 14 days, by automatic rotation.
• Solicitudes de demostración y reservas que no avanzan: hasta 24 meses desde el último contacto.Demo requests and bookings that do not progress: up to 24 months from the last contact.
• Prospectos y clientes de una agencia: mientras dure la relación y hasta 24 meses después, salvo instrucción distinta de la agencia.Agency prospects and clients: for the duration of the relationship and up to 24 months after, unless the agency instructs otherwise.
• Datos de cuenta y facturación: mientras la cuenta esté activa y hasta 5 años después, por obligaciones contables y fiscales.Account and billing data: while the account is active and up to 5 years after, for accounting and tax obligations.
• Registros de consentimiento y baja: hasta 5 años, para poder demostrar el cumplimiento.Consent and opt-out records: up to 5 years, to be able to demonstrate compliance.

14. Seguridad14. Security

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, aislamiento de la base de datos por agencia, control de acceso por roles y registro de actividad. Ningún sistema es infalible; si se produce una brecha que afecte sus derechos, lo notificaremos a usted y a la autoridad competente en los plazos que exija la ley.We apply reasonable technical and organisational measures: encryption in transit, per-agency database isolation, role-based access control and activity logging. No system is infallible; if a breach affects your rights we will notify you and the competent authority within the periods required by law.

15. Sus derechos15. Your rights

Puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación, su supresión, la limitación u oposición al tratamiento, la portabilidad y la revocación del consentimiento. Escríbanos a privacidad@dealflow-ai.app indicando qué derecho ejerce; podemos pedirle una verificación razonable de identidad antes de responder.You may request access to your data, rectification, erasure, restriction of or objection to processing, portability and withdrawal of consent. Write to privacidad@dealflow-ai.app stating which right you are exercising; we may ask for reasonable identity verification before responding.

Respondemos dentro del plazo que exige la Ley 81 de 2019 y, en todo caso, dentro de diez (10) días hábiles contados desde la verificación de su identidad. Si considera que no hemos atendido correctamente su solicitud, puede presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).We reply within the period required by Law 81 of 2019 and, in any event, within ten (10) business days of verifying your identity. If you believe we have not handled your request correctly, you may file a complaint with the National Authority for Transparency and Access to Information (ANTAI).

16. Menores de edad16. Minors

El servicio está dirigido a profesionales mayores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores; si detectamos una cuenta o un registro de un menor, lo eliminaremos.The service is aimed at professionals over 18 years of age. We do not knowingly collect data from minors; if we detect an account or record belonging to a minor, we will delete it.

17. Lo que no hacemos17. What we do not do

• No vendemos ni alquilamos datos personales.We do not sell or rent personal data.
• No compramos listas de contactos ni bases de datos de terceros.We do not buy contact lists or third-party databases.
• No usamos cookies publicitarias ni píxeles de seguimiento en este sitio.We do not use advertising cookies or tracking pixels on this site.
• No tomamos decisiones con efectos jurídicos basadas únicamente en tratamiento automatizado.We do not make decisions with legal effects based solely on automated processing.

18. Cumplimiento en Panamá18. Compliance in Panama

Tratamos los datos conforme a la Ley 81 de 2019 de Protección de Datos Personales y a las directrices de la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI). Cuando resulte exigible, inscribimos nuestras bases de datos en el registro correspondiente y conservamos la documentación que acredita el cumplimiento.We process data in accordance with Law 81 of 2019 on the Protection of Personal Data and the guidelines of the National Authority for Transparency and Access to Information (ANTAI). Where required, we register our databases in the corresponding registry and keep the documentation evidencing compliance.

Si se produce un incidente de seguridad que afecte de forma significativa los derechos de las personas cuyos datos tratamos, lo notificaremos a la ANTAI y a los afectados sin demora indebida, con la información disponible en ese momento y las medidas adoptadas.If a security incident significantly affects the rights of the individuals whose data we process, we will notify ANTAI and the affected individuals without undue delay, with the information available at the time and the measures taken.

Este documento no constituye asesoría jurídica para terceros. Es nuestra política operativa y la actualizamos cuando cambia la ley o nuestro tratamiento.This document is not legal advice for third parties. It is our operating policy and we update it when the law or our processing changes.

19. Cuentas de redes sociales conectadas19. Connected social media accounts

Una agencia o su equipo puede conectar sus propias cuentas de redes sociales a la plataforma (por ejemplo YouTube, Facebook, Instagram, Threads, TikTok, LinkedIn, X o Pinterest) para preparar, programar y publicar su contenido. La conexión la autoriza siempre el titular de la cuenta, en la pantalla de la propia red social.An agency or its team may connect its own social media accounts to the platform (for example YouTube, Facebook, Instagram, Threads, TikTok, LinkedIn, X or Pinterest) to prepare, schedule and publish its content. The connection is always authorised by the account holder, on the social network's own screen.

• Qué recibimos: el nombre, la foto y el identificador de la cuenta, página o canal; la lista de páginas o canales que usted administra; una clave de acceso; y, de las publicaciones que hacemos por usted, sus estadísticas y comentarios.What we receive: the name, picture and identifier of the account, page or channel; the list of pages or channels you manage; an access token; and, for the posts we publish for you, their statistics and comments.
• Para qué: únicamente para publicar el contenido que usted (o su agencia) aprueba, en la fecha que elige, y para mostrarle sus resultados y las reacciones que recibe. No lo usamos para publicidad, no lo vendemos, no creamos perfiles con él y no lo usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.What for: only to publish the content you (or your agency) approve, on the date you choose, and to show you its results and the reactions it receives. We do not use it for advertising, we do not sell it, we do not build profiles with it and we do not use it to train artificial-intelligence models.
• Dónde y cuánto tiempo: en nuestros propios servidores, en una herramienta de gestión de redes que alojamos nosotros mismos. Las claves de acceso se guardan mientras la cuenta esté conectada; al desconectarla o al cerrar su cuenta se eliminan, junto con los datos recibidos de esa red, en un máximo de 30 días.Where and for how long: on our own servers, in a social-media management tool we host ourselves. Access tokens are kept while the account is connected; when you disconnect it or close your account they are deleted, together with the data received from that network, within 30 days at most.
• Con quién: con nadie fuera de su agencia, salvo la propia red social al publicar.Shared with: no one outside your agency, except the social network itself when publishing.

Puede retirar el acceso en cualquier momento desde la plataforma o directamente en la red social:You can withdraw access at any time from the platform or directly on the social network:

• Google / YouTube: https://myaccount.google.com/permissionsGoogle / YouTube: https://myaccount.google.com/permissions
• Facebook, Instagram y Threads (Meta): https://www.facebook.com/settings?tab=business_toolsFacebook, Instagram and Threads (Meta): https://www.facebook.com/settings?tab=business_tools
• TikTok: en la aplicación, Configuración y privacidad › Seguridad › Permisos de aplicacionesTikTok: in the app, Settings and privacy › Security › Manage app permissions
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/psettings/permitted-servicesLinkedIn: https://www.linkedin.com/psettings/permitted-services
• X: https://x.com/settings/connected_appsX: https://x.com/settings/connected_apps

YouTube. La plataforma utiliza los Servicios API de YouTube. Al conectar un canal de YouTube, usted acepta los Términos de Servicio de YouTube (https://www.youtube.com/t/terms) y se aplica la Política de Privacidad de Google (https://policies.google.com/privacy).YouTube. The platform uses YouTube API Services. By connecting a YouTube channel you agree to the YouTube Terms of Service (https://www.youtube.com/t/terms) and the Google Privacy Policy applies (https://policies.google.com/privacy).

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por DealFlow AI se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado.DealFlow AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

Para pedir la eliminación de sus datos, vea Eliminación de datos.To request deletion of your data, see Data deletion.

20. Cambios en esta política20. Changes to this policy

Si modificamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial y afecte el tratamiento de datos ya recogidos, lo comunicaremos por correo a los clientes con cuenta activa.If we change this policy we will publish the new version on this page with its update date. Where a change is material and affects the processing of data already collected, we will notify clients with an active account by email.